Amateur's Guide to Coordinating VBS (English & Español)

I attend Iglesia Bautista Resurreccion located in Jacinto City, Texas, where we have 70 faithful members. In 2016, my sister and I decided to take on the responsibility to plan our church's first Vacation Bible School (VBS).

Our first year, we were asking ourselves so many questions: How many kids will show up? Will we have enough volunteers—because we knew we couldn't do it alone)? How much money do we need? Our first year we planned for 80 kids to attend our VBS—and had 45 attend. But that's how these things happen sometimes.

Looking back, my sister and I, laugh at how much we overplanned. We've learned quite a few things along the way and are still learning. Hopefully, these thoughts and tips can be helpful to those of you thinking of planning VBS, no matter how big or small.


Start Early

Is it too early to start planning for Vacation Bible School, now? The answer is always no! For me, January means it’s time to hang our VBS poster with times and dates on my church's bulletin board.

Communicating details as early as possible and keeping it in people's minds is key. It helps the church to have a clear view of the dates and times and that VBS is—in fact—happening! Having a clearly defined date way in advance helps shape the future plans of people and the church and will make everyone's lives easier when plans start to take shape.


Plan Ahead

The coordinators should sit down and come to a consensus about what they want to be accomplished at the event. In my church, there are two coordinators for VBS—my sister and me. At the beginning of the year, we sit down and have dinner together.

As we eat, we make sure to bring a notebook and a pen so we can talk about things that did not work last year, things that worked really well, and new things we can test out. As a church that has only done VBS twice, it is important to ask ourselves those questions and reflect.


Know Your Situation

Every church has different resources and community needs. Therefore, there would never be one specific step-by-step set of instructions to meet every church's and community's needs. Instead, coordinators need to think about how you can use the resources and gifts of church members to better reach the community.

It is important to use your people according to their strengths. For example, our community is a mix of first- and second-generation Spanish-speaking children. We run into an issue where half of the children know Spanish, and the other half speaks no Spanish whatsoever. Because of this, we had to make our VBS bilingual. One decision we found necessary was to ensure the main teacher in each classroom was bilingual. This was important so that each child would be able to understand the Bible lessons.

It also is important to utilize space efficiently. Since we share a building with a very generous Anglo church, it restricts us to a limited space. Since our VBS is on a smaller scale compared to other churches, we have each group move from classroom to classroom in a rotation pattern.


Step Out in Faith

As important as they are, though, demographics aren't everything. The first year our church supported us to do a VBS we were focused on the demographics. The neighborhood around my church are households in which both parents work.

We initially thought we could host our VBS in the afternoon when parents would be able to drive the kids to the church. However, we took a risk, and decided to do it in the morning.The turnout was even better than expected. Sometimes, the Lord just does something different and you must make sure to listen to His voice.


Pray, Pray, Pray

Most importantly, it’s never too early to start praying for each volunteer, teacher, and child who will be involved in the program. Pray that the week leaders spend serving and singing, they will see the love of God for them. Pray that the children can learn more about Jesus and the ultimate gift he gave us. No matter how much planning we do, the Holy Spirit must be at work for us to have an effective VBS.


Alba Coronel

Guía a Cómo Hacer un Escuela Bíblica de Verano

Yo voy a la Iglesia Bautista Resurrección en Jacinto City, Texas. Tenemos 70 fieles miembros. En el 2016, yo y mi hermana, tomamos la responsabilidad de hacer una Escuela Bíblica de Verano (EBV) por primera vez.

El primer año lo hicimos, nos preguntamos , ¿cuántos niños van a llegar? ¿Cuántas personas nos iban ayudar? - porque sabíamos que no lo podemos hacer solas. ¿Cuánto nos va a costar esa semana? El primer año juntamos material para 80 niños - 45 niños nos llegaron.

Recordando, yo y mi hermana nos reímos de cuánto cosas que compramos, para que nos llegará solamente la mitad. Hemos aprendido varias cosas y espero que estos les ayude a planificar EBV.


Comienze Pronto

¿Es muy pronto para empezar planificar Escuela Bíblica de Verano? - la respuesta es No! Para mi Enero significa que es tiempo de poner EBV cartelero en el tablón de anuncios con las fechas y horario exactas.

Comunicando los detalles lo más pronto posible, y que los miembros de la iglesia estén pensando en esa fecha. Es muy importante, para que los miembros vean que si se va hacer. Si tienen la fecha pronto, va ayudar para que la iglesia y sus miembros, no hagan planes para las fechas anticipadas.


Con Anticipación

Los coordinadores del EBV, se tienen que sentarse y ponerse de acuerdo, para la visión que quieren para el EBV. En mi iglesia, mi hermana y yo somos las coordinadoras de la EBV. Al principio de cada año, no vamos a cenar y traemos cuadernos y pluma, comemos y planeamos detalles de la EBV. Platicamos sobre detalles que pensamos que trabajaron muy bien, muy mal, oh nuevas ideas que podemos intentar. Nuestro iglesia no más hemos tenido dos EBV, es importante que nos preguntemos qué trabajo y reflexionar.


Conoce tu situación

Cada iglesia tiene su propios recursos y necesidades de la comunidad. Porque todos necesitamos diferente cosas, no va haber un guía exacta para cada iglesia y su comunidad. Entonces, coordinadores necesitan pensar cómo pueden usar su recursos y los dones de personas en su iglesia para alcanzar almas de la comunidad.

Es muy importante que usen a gente adecuadamente de sus dones. Por ejemplo, nuestra comunidad es mitad primera generación y la otra mitad segunda generación de hispanos. El problema es que la mitad saben español y la otra mitad no hablan español. Por eso nuestro EBV es bilingüe. Es importante que cada maestra que enseñe la historia de la biblia que sea bilingüe, para que cada niño pudiera entender el mensaje.

También es importante usar el edificio adecuadamente. Mi iglesia comparte edificio con una iglesia anglo, y esto nos limita cuántos cuartos tenemos para esa semana. Porque nuestra EBV es más pequeño, hacemos grupos que se muevan en rotación de cuarto en cuarto.


Un Paso de Fé

Sin embargo, tan importantes como son, la demografía no es todo. El primer año que nuestra iglesia nos apoyó para hacer el EBV nosotros nos enfocamos en la demografía. La comunidad que rodea la iglesia son familias que los dos padres trabajan.

Primero pensamos que el horario del EBV seria mejor por la tarde, para que los padres puedan llevar a sus hijos a la iglesia. Tomamos un riesgo y lo hicimos por la mañana y la asistencia era mejor que esperamos. A Veces, Dios nos dice que lo tenemos que hacer es diferente, tenemos que estar seguros para que escuchemos Su voz.


Orar, Orar, Orar

Lo más importante, nunca es muy pronto para orar por cada voluntario, maestros, y niños que van a estar involucrados en el programa. Ora que los líderes que toman la semana sirviendo y cantando puedan ver el amor Dios. Ora por cada niño para que ellos aprenden más de Jesús y el mejor regalo que Dios nos dio. No importa cuanto planeamos, el Espíritu Santo tiene que trabajar a través de nosotro para tener una EBV efectiva.